Verimli toplantı nasıl yapılır? Bu soruya cevap vermek üzere onlarca araştırma, yüzlerce makale ve uzman görüşü var. Aslında tüm bu araştırmaların hedefi bir toplantıdan beklenen sonucu elde ederken zaman ve iş gücü kaybını nasıl minimize ederiz sorusuna cevap bulmaktır. Bu araştırma ve makalelerin çoğunda mimari tasarım, renk seçimi, mobilya ve koltuk seçimi gibi konular için öneriler bunların insan psikolojisine etkilerine varana kadar çok detaylı analizler bulabilirsiniz. Ama toplantının asli unsuru olan katılımcıların konforunu dolayısı ile toplantıya odaklanmalarını ve toplantının verimini direkt olarak etkileyen aydınlatma ve iklimlendirme sistemlerinden ya hiç bahsedilmemekte ya da yuvarlak cümleler ile geçilmektedir. Aşırı sıcak ya da soğuk bir odada katılımcıların bir an önce bitse de gitsek dediği bir toplantı ne kadar verimli olabilir? Veya taze hava almayan oksijen oranı düşmüş bir odada uyuklamamak için direnen biri toplantıda konuşulanlardan ne kadarını hatırlayacaktır? Peki yetersiz aydınlatma nedeni ile karşısında oturanın yüz hatlarını seçmekte zorlanan biri toplantıya mı odaklanacaktır karşısında oturana mı? Ya da aşırı parlak aydınlatmanın yarattığı stres altında kim sunum ya da konuşma yapmak ister ki?
Toplantı odalarındaki konforu sağlayacak sistemler kadar bu sistemleri kontrol edecek otomasyon sistemlerinin tasarımı da önemlidir. Toplantı odasında uygulanacak otomasyon sistemlerini birkaç başlık altında değerlendirebiliriz.
Diğer tüm mekanlarda olduğu gibi toplantı odaları da yeterli oksijene sahip ve doğru sıcaklıkta olmalıdır. Ortamın oksijen miktarı ve ısı yükü katılımcı sayısıyla alakalı olarak değişecektir. Uygulanacak otomasyon sisteminin de bu değişiklikleri algılayacak ve kontrol edecek donanıma sahip olması beklenir. İdeal algılama ortamdan yani toplantı odasının içinden yapılacak olan algılamadır. Bu amaçla ortamın büyüklüğüne göre bir ya da birden fazla sıcaklık ve hava kalite sensörü kullanmak gerekecektir. Eğer ortam nemini kontrol etme ihtiyacı ve/veya imkanı var ise aynı adette nem sensörü de kullanılmalıdır. Eğer estetik kaygılar nedeni ile ortamda sensör kullanımı mümkün olamıyorsa sensörler emiş kanalı üzerine konulabilir. Retrofit uygulamalar için kablosuz sensör opsiyonları değerlendirilebilir.
Temelde iki amaç için kullanılmaktadır. Ortamda yeterli ve homojen aydınlatma sağlamak. Konuşma, sunum, mola vb. durumlarda farklı aydınlatmaları çalıştırmak. Özellikle gün ışığı alan toplantı odalarında aydınlık olan pencere önü ile daha karanlık olan duvar tarafı arasında oluşacak kontrast engellenmelidir. Bu amaçla en az iki noktadan olmak üzere ışık seviye sensörleri kullanılması ve aydınlatmalarda DIM kontrolü uygulanması gerekecektir. Yine motorlu jaluziler ile dış ortamdan gelecek yoğun gün ışığını engellemek iyi bir çözüm olacaktır. Eğer aydınlatma tasarımı uygunsa sunum, konuşma, mola gibi farklı durumlar için farklı aydınlatmaların çalıştırılacağı senaryolar aydınlatma otomasyonu tarafından gerçekleştirilebilmelidir.
Sunum perdesi, projeksiyon, monitör, seslendirme ve video konferans gibi sistemler için de otomasyon uygulamaları mevcuttur. Bu sistemlere uygulanacak otomasyonun amacı ilgili sistemin ihtiyaç olduğu zamanlarda çalıştırılıp durdurulması ve katılımcıların bu sistemlere erişim ve kontrolünün sağlanması olacaktır. Ekipman yönetimi için bir ya da birden fazla sabit ya da taşınabilir kontrol cihazı bulunmalıdır. Kontrol cihazları sisteme özel cihazlar olabileceği gibi akıllı cihazlara yüklenen yazılımlar da olabilir. Katılımcıların toplantı ekipmanlarını kullanabilmesi için yeterli sayıda DVI, HDMI, USB, Ethernet, WiFi ve benzeri bağlantı portlarının kolay erişilebilir şekilde konumlandırılması gerekmektedir.
Özellikle birden fazla departmanın ortak kullanımına açık toplantı odaları için oda kullanımlarının yönetimine ihtiyaç duyulmaktadır. Toplantı odaları kullanım taleplerinin oluşturulduğu, uygunluk durumunun sorgulandığı, oda içinde ve dışında konumlandırılan paneller ile kullanıcıları bilgilendiren sistemlerdir. Toplantı yönetim sistemlerinin etkin kullanımı için taleplerin oluşturulacağı CRM, ERP veya Exchange gibi yazılımlar ile entegre edilmesi gerekmektedir. Ayrıca toplantı aralarında projeksiyon veya monitörlerde kurumsal videoların oynatılması da oldukça fonksiyonel ve iyi bir uygulamadır.
Tüm bu otomasyon uygulamaları elbette ayrı ayrı yapılabilir. Ancak doğru olan uygulanacak tüm otomasyon sistemlerinin tek bir çatı altında çalıştırılmasıdır. Toplantıyı yöneten kişi kontrol ünitesi ile toplantı odasındaki tüm sistemleri kontrol edebilmelidir.
