Modern kartlı geçiş sistemlerinin yaygın olarak kullanıldığı günümüzde dahi, birçok işletme konvansiyonel anahtar sistemlerini de kullanmaya devam etmektedir. Bu işletmelerde konvansiyonel anahtarların saklanması ve takibi, yüksek mesai gerektiren ve çalışan verimliliğini düşüren bir sorun olarak karşımıza çıkmaktadır. Ayrıca bu anahtarların saklanması ve takibinde, doğru kayıt tutulamaması, kayıtların doğru denetlenememesi ve acil durumlarda istenilen anahtarlara erişilememesi gibi insan hatasından kaynaklı birçok aksaklık meydana gelebilmektedir. Aynı zamanda işletmelerde ortak kullanımda olan telsiz, laptop, ipad gibi portatif ekipmanlar için de bu gibi sorunlar söz konusu olabilmektedir.
Anahtar yönetim sistemlerinin esas amacı, anahtarların güvenli bir şekilde muhafaza edilmesiyle birlikte kullanıcılara sorumluluk yüklenerek, alınan anahtar veya ekipmanın zamanında geri getirilmesinin sağlanmasıdır. Farklı sektörler için özel olarak oluşturulan akıllı anahtar ve değerli varlık yönetim çözümleriyle ihmal, hırsızlık ve kişisel hasardan kaynaklanan zararları en aza indirmek mümkün olmaktadır.
Akıllı anahtar ve değerli varlık yönetimi ile, her tür anahtar "akıllı anahtar" haline getirilerek, kapıların erişim yetkilerinin belirlenmesi, araç ve değerli varlıkların kullanım detaylarının kaydedilmesi, izlenmesi ve kayıt altına alınması sağlanmaktadır. Personelin, kartlı geçiş sisteminde de kullanılan kart ile, parmak izi ile veya şifre girerek anahtar dolabını açması ve tüm anahtarlar yerine sadece erişim yetkisi olduğu anahtarları alabilmesine izin verilir. Gerekli durumlarda personele aldığı anahtarı belirlenen bir zaman zarfında geri getirmek yükümlülüğü verilebilir. Anahtarın alınma zamanı, alan personelin bilgisi ve geri getirilme zamanı, sistem tarafından otomatik olarak kayıt altına alınabilecek ve ağa bağlı olan bir bilgisayar ile raporlanması mümkün olacaktır. Bu sayede anahtarı alan personel üzerindeki sorumluğun farkında olarak anahtarın kaybolmaması ve zamanında geri getirilmesine daha çok özen gösterecektir.
İşletmede bulunan geçiş kontrol sistemleri ile tam entegrasyon sağlayabilen anahtar yönetim sistemleri bulunmaktadır. Kullanıcılar mevcut kartlı geçiş kartları ile fiziksel anahtarlara erişebilir ve anahtar yönetim sistemiyle kartlı geçiş kontrolü arasında çeşitli senaryolar yaratılabilir. Örneğin, entegrasyon yapılmış bir sistemde herhangi bir kullanıcının almış olduğu anahtarı dolaba iade etmeden işletme sınırları dışına çıkması engellenebilir ve böylece anahtarların veya değerli varlıkların işletme dışına çıkarılmasının önüne geçilebilir.
